La implantación de un nuevo sistema ERP supone una revolución en todos los casos, tanto si ya se dispone de una herramienta de planificación de recursos empresariales como si se está utilizando una amplia colección de programas para la gestión.

Muchos responsables de pymes, cuando deciden implantar un ERP en su empresa no lo hacen por convencimiento, pensando en las ventajas que ese sistema puede aportar, sino por necesidad competitiva; es primordial establecer una estrategia de educación a todos los niveles de la empresa.

Los expertos aseguran que al abordar la implantación de un ERP es mejor fraccionar el proyecto en distintas fases. De este modo el cambio que sufre la empresa es menos brusco, y el temor del empresario también disminuye. De hecho, existe un gran temor al fracaso del proyecto lo que desemboca en un freno importante a la hora de optar a implantar un ERP. Es interesante subrayar que los principales frenos no son objetivos (coste, tiempo, cambios en los procesos y en la organización...) sino subjetivos (cultura, miedo al cambio y al fracaso).

El principal freno a la implantación es cultural.

A pesar de que el precio o los plazos de implantación representan retos importantes a la hora de comprar un ERP, el principal obstáculo sigue siendo cultural. En general, los empresarios españoles son reacios al cambio en su sistema de gestión. 

Principales frenos a la implantación de un ERP:

1. Factor cultural.
2. Miedo al cambio en el sistema de gestión.
3. Costes.
4. Tiempo de implantación.
5. Miedo al fracaso.

El coste de un ERP.

La inversión de las empresas en sistemas informáticos es muy baja, no superando en la mayoría de los casos el 1% de la facturación, frente al 2 o 3% de otros países como Estados Unidos, por lo que uno de los aspectos clave en la decisión es, obviamente, el económico. Son muchas las variables que influyen a la hora de establecer el precio de un sistema de este tipo (número de módulos, número de empleados, facturación...). Saliéndose de lo habitual, los asistentes al desayuno aportaron un precio medio. Este precio iría en función de tres criterios: software, servicios y hardware.

• 40% Software
• 10% Hardware
• 50% Servicios
• Mantenimiento anual: 15-35 % del coste inicial.

Una de las opciones mas aceptada en la actualidad es la de operar con soluciones Open Source, eliminando así el coste de las licencias, no solo se elimina el total del coste inicial en software, también se reduce el coste de la renovación y actualización de licencias que puede pasar del 35% a solo un 15%.

A partir de aquí, el abanico de precios es muy amplio. De este modo, resulta muy complicado establecer lo que sería verdaderamente un precio medio para una solución de este tipo.

Tiempo de implantación de un ERP.

El tiempo de incorporación del ERP a la empresa puede ser variable e influye enormemente el nivel de personalización y adaptación al sistema existente,sea este otro ERP u otro tipo de programas.

En el factor tiempo no influye únicamente el producto y su complejidad sino también los recursos dedicados por la empresa a este proyecto. Los trabajadores de la empresa deben desempeñar su labor cotidiana y además un esfuerzo añadido generado por la implantación del ERP.

¿A quién acudir cuando se decide a implantar un ERP?

Es muy importante que empresa que escoja le sea cercana, tanto geográfica como psicológicamente. Geográficamente para acudir pronto si se detecta algún problema, y psicológicamente para dar la tranquilidad al empresario de que cualquier incidencia será resuelta con la mayor brevedad posible.

Tenga en cuenta que la solución que elija, pasará a ser una columna central para el funcionamiento de su empresa ya que la mayor parte de actividades estarán centralizadas en ese software; a continuación le planteo estos 6 criterios para elegir el proveedor de software adecuado:

1. Capacidad tecnológica suficiente para cubrir sus necesidades.
2. Escalabilidad del producto.
3. Adaptabilidad a corto y medio-corto plazo.
4. Funcionalidad.
5. Solidez (nº de clientes), experiencia y referencias de otros clientes.
6. Códigos estables y abiertos.